Actualmente un sinnúmero de empresas y personas independientes se encuentran adoptando herramientas digitales como aplicaciones web para el manejo de sus gestiones de facturación electrónica y contabilidad.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es una forma de emisión de comprobantes de venta de forma digital que mantiene la misma validez que una factura impresa. Para poder realizar esta facturación se debe disponer de un sistema de facturación electrónica que sea autorizado por el SRI y cumpla los requisitos de esta entidad; estos programas contables y de facturación electrónica generarán estos documentos y los enviarán hacia los clientes.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
– Reducción de tiempo en envío de comprobantes
– Ahorro en gasto de papel y archivo
– Contribución al medio ambiente: reducción de residuos, de compra de papel, tinta de impresión, energía eléctrica, etc.
– Seguridad para guardar la información
– Disminuye la posibilidad de alteración de documentos
Actualmente existen varias opciones para implementar esta herramienta en la empresa y todo dependerá de las necesidades de cada actividad comercial. Un buen ejemplo de ello es el sistema FACTUMAX.
¿Que tipos de comprobantes electrónicos existen en Ecuador?
Existen 6 tipos de comprobantes:
Factura Electrónica
Es un documento que cumple con las especificaciones del Servicio de Rentas Internas, el mismo que se emite para detallar las ventas, los impuestos y las formas de pago. Este comprobante debe estar firmado electrónicamente y autorizado por el SRI.
Retención Electrónica
Es un documento que permite al contribuyente retener el impuesto a la renta y/o el iva a los proveedores de bienes y servicios. Este comprobante debe ser generado, firmado electrónicamente y autorizado por el SRI.
Nota de crédito electrónica
Es un documento emito para registrar devoluciones de producto o descuentos en ventas. Este comprobante debe ser generado, firmado electrónicamente y autorizado por el SRI.
Nota de débito electrónica
Es un documento que se emite para aumentar la deuda a un cliente por algún motivo especial. Este comprobante debe ser generado, firmado electrónicamente y autorizado por el SRI.
Liquidación de compras electrónica
Es un documento que se emite cuando se adquiere bienes muebles y de servicios a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, ni
inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC).
Guía de remisión electrónica
Es un documento que se emite para transportar bienes, la misma que debe informar la cantidad de productos transportados y los datos del emisor y receptor de los mismos. Este comprobante debe ser generado, firmado electrónicamente y autorizado por el SRI.
¿Qué necesito para facturar electrónicamente?
- Firma electrónica
- Software que genere comprobantes electrónicos
- Conexión a Internet
- Clave de acceso a servicios en línea del SRI
- Convenio de débito registrado
¿Donde puedo obtener una firma electrónica?
Las entidades autorizadas para vender firmas electrónicas en el país son:
- Banco Central del Ecuador
- Security Data
- ANF
- Consejo de la Judicatura
¿Es obligatorio comprar un software para facturar electrónicamente?
No, se puede utilizar el software proporcionado por el Servicio de Rentas Internas que es gratuito.
¿Qué software puedo obtener gratuitamente del SRI?
Tenemos dos opciones:
- El facturador electrónico que se instala en el equipo de cómputo sea en plataforma windows, mac o linux
- El sistema de facturación electrónica en línea SRI Y YO, el mismo que se configura y trabaja desde la página del SRI.
¿Con el software gratuito del SRI puedo controlar mi inventario, mis cuentas por cobrar y cuentas por pagar?
No, para eso necesitas un software comercial. (por ejemplo FACTUMAX)
¿Qué obligaciones tienen las empresas que utilizan la facturación electrónica?
Las empresas que utilizan la facturación electrónica tienen las siguientes obligaciones:
- Emitir facturas electrónicas con todos los requisitos legales establecidos por el SRI.
- Almacenar las facturas electrónicas por un periodo de 7 años.
- Permitir el acceso a las facturas electrónicas por parte del SRI.
¿Cómo ver mis facturas electrónicas emitidas y recibidas en el SRI?
Con los siguientes pasos usted podrá verificar cualquier comprobante electrónico emitido o recibido.
- Ingrese a la página https://www.sri.gob.ec
- Seleccione Servicios en línea
- Digite el RUC, la contraseña y dele clic en Aceptar
- Seleccione en la izquierda del navegador: Comprobantes Electrónicos, Producción, Consultas
- Clic en Recuperación de Comprobantes Electrónicos Autorizados
- Ingrese la fecha de emisión, el origen de emisión, el estado de autorización, el tipo de comprobante, el establecimiento, el punto de emisión y finalmente damos clic en Buscar
¿Cuál es la diferencia entre facturación on-line y off-line?
Esquema Online
En este esquema el proceso de facturación se realiza en 4 pasos: se emite la factura, se firma, se valida y por último se entrega al receptor. La autorización tiene 37 dígitos y es diferente de la clave de acceso.
Esquema offline
En este esquema el proceso de facturación se realiza en 3 pasos: se emite la factura, se firma y se entrega al mismo tiempo al SRI y al receptor. La autorización tiene 49 dígitos y es igual a la clave de acceso.
Otras preguntas desde Youtube
Algunos de nuestros seguidores en youtube han realizado algunas preguntas sobre la facturación electrónica, las respuestas las hemos resumido en este video.